Légitime dépense


De la facture papier à la facture électronique

Émission du 16 novembre 2009

Journaliste(s) à la recherche : Nathalie Lemieux

De plus en plus de compagnies proposent de vous envoyer vos factures uniquement par courriel. Pour vous convaincre, certaines offrent même des incitatifs financiers. Si vous pensez faire le saut, Légitime dépense propose un mode d’emploi pour passer à la facturation électronique sans perdre la trace de vos paiements.

Thème(s) : Informatique et Internet

De la facture papier à la facture électronique

De plus en plus de grandes compagnies proposent à leurs clients de passer à la facturation en ligne…fini le papier! Leur meilleur argument : la sauvegarde de milliers d’arbres chaque année.

Mais au-delà de la protection de l’environnement, la facturation électronique offre de sérieux avantages pour les fournisseurs de services : «Les entreprises font des économies sur les frais d’envoi de factures. Elles éliminent le coût du papier, des timbres, des enveloppes et de toute la gestion de la facturation… et cet économie d’argent est rarement redistribuée aux consommateurs !», dit Laurence Marget, coordonnatrice au Groupe de recherche en animation et planification économique de Québec (GRAPE), un organisme à but non lucratif qui vient en aide aux personnes ayant des difficultés financières.

Le papier n’est plus à la mode. Les factures postales coûtent cher et diminuent la marge de profit des entreprises. «Certains fournisseurs demandent des frais de deux à quatre dollars par facture en format papier. Il faut donc payer cette somme supplémentaire tous les mois pour recevoir une facture par la poste», constate Laurence Marget.

Les compagnies travaillent fort pour convertir leurs clients à la facture électronique en lançant des concours de toute sorte et en misant sur la bonne conscience environnementale des consommateurs. Il faut dire que certaines entreprises s’engagent à investir une partie des économies réalisées dans des projets de préservation de l’environnement... La facturation électronique présente aussi quelques avantages.

Jacques Fortier est un adepte inconditionnel des transactions et de la facturation en ligne. «Tout le monde est gagnant!» Plus besoin de se déplacer à la banque pour payer au comptoir ou de faire des chèques et de les envoyer par la poste, ce qui élimine des frais supplémentaires pour les consommateurs.

Seule condition : il est essentiel de garder la trace de toutes vos factures et de tous vos paiements.

L’ABC de la facture électronique
Vous êtes prêts à faire le saut? Voici comment procéder pour adhérer à la facturation électronique en toute sécurité.

Pour adhérer à la facture électronique d’un fournisseur, il faut se connecter à son site internet et aller dans la section «facturation électronique» ou «facture internet». Un formulaire apparaît. On doit y entrer toutes les informations pertinentes, comme votre nom, votre adresse, votre numéro de compte…

Une fois que vous serez inscrit, on vous donnera alors un code d’accès et vous devrez choisir un mot de passe pour accéder à votre compte.

«Évidemment, plus on a de fournisseurs, plus la quantité de codes d’accès et de mots de passe à retenir est élevée, on peut s’y perdre» souligne Laurence Marget du GRAPE.

«Certains fournisseurs vont exiger que le mot de passe ait des caractères numériques et d’autres pas», ajoute Jacques Fortier qui reçoit déjà des factures électroniques de tous ses fournisseurs. «D’une façon ou d’une autre, il faut avoir plusieurs codes d’utilisateurs et plusieurs mots de passe et il faut s’en souvenir. Je les ai donc écrit sur une feuille de papier que je peux facilement consulter en cas de besoin.»

Garder des preuves

Pour planifier votre budget ou pour garder une preuve de vos paiements, vous devez archiver vos factures. Surtout si vous êtes entrepreneur ou travailleur autonome, car vous en aurez besoin pour produire vos déclarations d’impôt. Dans ce cas, il faut les conserver pendant six ans.

Les fournisseurs archivent nos factures électroniques sur leur serveur pour une période beaucoup plus courte. La période d’archivage des factures électroniques varie d’une compagnie à l’autre. Quelques exemples : Fido et Vidéotron les conservent pendant 18 mois. Hydro-Québec les archive pendant 24 mois et Bell pendant 12 mois.

Comme la période d’archivage des fournisseurs est relativement courte, il est donc important d’archiver vous-même vos factures.

« Il faut enregistrer toutes vos factures sur le disque dur de votre ordinateur en les plaçant dans un dossier attitré, conseil Laurence Marget. Ensuite, par mesure de sécurité, il faut absolument en faire une copie sur une clé USB et sur un CD. Les disques durs ne sont pas éternels, ils peuvent planter et dans ce cas, vous perdez toutes vos données…»

Créer sa boîte postale virtuelle
Pour simplifier les choses et maximiser vos chances de conserver vos factures, «il existe un service offert par Poste Canada qui s’appelle Postel et qui permet de regrouper toutes les factures électroniques à un même endroit, ajoute Laurence Marget. Elles sont stockées pendant sept ans. C’est un service gratuit qui permet de s’y retrouver assez facilement.»

Pour obtenir sa boîte postale virtuelle, c’est simple : On s’inscrit en quelques clics, avec un nom d'utilisateur et un mot de passe. Ensuite, on entre les informations sur les fournisseurs de services dont on veut recevoir les factures électroniquement. Une fois cette liste d'expéditeurs établie, au cycle de facturation suivant, vos factures arriveront en ligne plutôt que par la poste, sur le site sécurisé de postel.ca… Vous pourrez y consulter toutes vos factures et modifier votre liste d’expéditeurs en tout temps!

«La facturation électronique est un mouvement irréversible, dit Jacques Fortin, consommateur converti et heureux. Il faut s’adapter et dans une dizaine d’années on ne parlera même plus du papier, tout se fera par voie électronique.»

Le fisc exige du papier
Mais aujourd’hui, en 2009, le papier a toujours sa raison d’être. C’est pourquoi une mise en garde importante s’impose en ce qui concerne la facturation électronique…

Si vous êtes soumis à une vérification fiscale, Revenu Québec et l’Agence de revenu du Canada refusent les factures électroniques pour des raisons de sécurité. Au Québec, il faut une copie papier des factures et reçus divers sur une période de 3 ans (6 ans pour les entreprises). Au Fédéral, il faut conserver nos factures pour une période de 6 ans et avoir la possibilité de les imprimer…si on fait l’objet d’une vérification.

Si on peut acheminer nos déclaration d’impôt en version électronique depuis déjà quelques années, les preuves (factures et reçus) ne sont acceptées que si elles sont en format papier, que ce soit au Fédéral ou au Provincial....

Conclusion : la facturation électronique nous permet peut-être de sauver des arbres, mais au bout du compte, c'est pas si facile de se passer du papier!

Références

Postel
http://www.epost.ca/main/fr/home.shtml?portal

Groupe de recherche en animation et planification économique de Québec (GRAPE)
http://www.consommateur.qc.ca/grape/